Sofia

Gestion des formations dans le cadre de l’Insertion et l’Accompagnement de demandeurs d’emploi ainsi que des publics en difficultés

planification1

Planification et gestion des temps de travail

administratif

Gestion administrative des parcours stagiaires

statistique-finance1

Gestion financière et statistiques

pedagogique

Portail Internet

La solution

La Solution SOFIA est parfaitement adaptée aux organismes de formation proposant des actions de formation dans les domaines de l’insertion, l’orientation et l’accompagnement de demandeurs d’emploi et de publics en difficultés. SOFIA est un logiciel de gestion complet d’un centre de formation allant de la planification des actions de formation jusqu’au calcul du Bilan Pédagogique et Financier. Il fédère l’ensemble des collaborateurs autour d’un même logiciel grâce à ses fonctionnalités qui couvrent l’intégralité des besoins de gestion du centre : planification, gestion administrative, financière et statistiques.

SOFIA intègre de base et sans surcoût un portail Internet en accès illimités pour vos intervenants, vos stagiaires et leurs tuteurs en entreprise. Il permet entre autre, de visualiser les agendas, les parcours, de saisir les déroulés pédagogiques, les visites en entreprise,…

Fonctionnalités

La planification des actions de formation et la gestion des formateurs
  • Planification graphique en simultanée de vos formations (vision globale de votre planning du centre)
  • Gestion de vos formations à entrées homogènes ou groupes
  • Gestion de vos formations à entrées / sorties permanentes modulaires
  • Gestion de vos formations à entrées / sorties permanentes en ateliers permettant l’individualisation des parcours stagiaires
  • Gestion avancée des intervenants, de leurs compétences, de leurs agendas, de leurs temps de travail (AF, PR, AC, absences, congés,…) et de leurs contrats
La gestion des stagiaires et des parcours de formation
  • Gestion des stagiaires et de leurs inscriptions dans les formations : identité, statut, rémunération, identifiant Pôle Emploi, niveau scolaire, CSP, prescripteurs,…
  • Gestion de leur parcours en groupe, modularisé, individualisé partiellement ou totalement et suivi des absences facturables et non facturables
  • Gestion des sorties prématurées négatives et positives avec plusieurs possibilités financières (totalité du parcours, parcours moyen, nombre exact d’heures, …)
  • Gestion des périodes en entreprises et des entreprises d’accueil avec génération des conventions d’accueil et suivi des visites formateurs
  • Impression et envoi par mail des documents : attestations d’inscription, de présence, feuilles d’émargements groupes ou individuelles, par financeur,…
  • Suivis post formation demandés par les financeurs sur plusieurs périodes paramétrables
La gestion financière des formations
  • Gestion des financeurs et des conventions avec plusieurs possibilités de tarification : heures stagiaires, forfaits stagiaires, forfaits formateurs
  • Gestion de tous les financements et co-financements
  • Génération automatique des factures en liaison avec les conventions et les parcours stagiaires financés et co-financés
  • Utilisation de passerelles comptables disponibles vers les logiciels standards du marché évitant la ressaisie des factures
  • Gestion des règlements et réalisation des relances sur les retards de paiement
Les statistiques de gestion
  • Suivi des conventions publiques : heures consommées, chiffres d’affaires produits mensuels, cumulés et calcul des écarts
  • Réalisation des « tableaux d’activités Région » de suivi des entrées-sorties et des heures stagiaires
  • Récapitulatif des produits : conventions – factures – règlements – écarts
  • Récapitulatif analytique des heures réalisées par dispositif de formation
  • Récapitulatif par action des produits, des coûts directs et calcul des marges
  • Réalisation d’analyses financières par dispositif de formation ou par convention
  • Calcul du Bilan Pédagogique et Financier

 

Nous avons développé des passerelles évitant les ressaisies dans les intranets des Régions suivantes :

Hauts de France (Argos), Normandie (Safir), Pays de la Loire (ForPro SEM), Bourgogne Franche-Comté (PAQ) et Ile de France (Safir uniquement stagiaires)

Le portail internet
  • Accès formateurs :
    • Consultation de leurs plannings et agendas (envoi possible vers Google Agenda, Outlook, …)
    • Consultation des informations de leurs stagiaires
    • Saisie de leurs indisponibilités (pour les extérieurs uniquement)
    • Saisie de déroulés pédagogiques prévisionnels ou réels
    • Saisie de rendez-vous et visites en entreprise
    • Possibilité de faire l’appel des stagiaires
  • Accès stagiaires :
    • Saisie des questionnaires de satisfaction
    • Consultation de leur planning et agenda
    • Consultation de leur parcours (présences et absences)
    • Consultation du déroulé pédagogique de l’action
  • Accès tuteurs :
    • Consultation des plannings et agendas de leurs stagiaires
    • Consultation des parcours et absences de leurs stagiaires

Le logiciel SOFIA est hébergé sur nos propres serveurs en Data Center. Vous bénéficiez ainsi de tous les avantages liés à l’externalisation (accès délocalisés, portail internet en temps réel, …) et à l’infogérance (gestion quotidienne de la base de données, sauvegardes, installation des mises à jour, …).

Performance

Un logiciel à la fois performant, souple et intuitif où l’utilisateur reste toujours maître

Sécurité

Une gestion sécurisée évitant les erreurs de doublons et les ressaisies d’informations

Aide

Une réelle aide au quotidien.

Elle deviendra très vite indispensable

FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES

MODULE MÉTIER FORMATION CONTINUE

Ce module complète les fonctionnalités de SOFIA pour les organismes proposant à leurs clients, des sessions de formation continue à destination de salariés d’entreprises ou d’établissements publics.

MODULE MÉTIER PRESTATIONS PÔLE EMPLOI

Ce module complète les fonctionnalités de SOFIA pour les organismes qui réalisent des prestations d’accompagnement pour des demandeurs d’emploi (Activ’Emploi, Activ’Projet, Mobilisation Vers l’Emploi, OPCRE, …).