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Logiciel de gestion de centre de formation SC-Form SOFIA EDC : Formation dans le cadre de l'insertion de demandeurs d'emploi
La solution SOFIA Edition Data Center est parfaitement adaptée aux organismes de formation proposant des actions de formation dans les domaines de l'insertion, l'orientation et l'accompagnement de demandeurs d'emploi et de publics en difficulté. SOFIA EDC possède de base une ouverture Internet apportée par le portail SC-Form.net qui permet d'accéder aux plannings et agendas des formateurs et des stagiaires, de réaliser des questionnaires de satisfaction, ...
SOFIA EDC est une solution logicielle hébergée dans notre Datacenter et infogérée par nos services. Elle est accessible à tous les utilisateurs déclarés et en tous lieux géographiques à partir d'une connexion internet.
Le portail SC-Form.net est une extension Web du progiciel SOFIA EDC. Il est dynamiquement lié à la base de données et fonctionne en temps réel. Cette application est complémentaire à votre site internet et s'y intègre par des liens placés aux endroits définis par vous-mêmes.
Les actions de formation et la gestion des formateurs :
- Ouverture et planification d'actions de formation à entrées homogènes ou cadencées.
- Ouverture et planification de dispositifs de formation à entrées/sorties permanentes permettant une modularisation aisée des parcours stagiaires.
- Ouverture et planification de plates-formes de formation à entrées/sorties permanentes en ateliers regroupant des stagiaires en parcours partiellement ou totalement individualisés (Compétences-clés, illettrisme, savoirs de base, recherche d'emploi, ...).
- Planification graphique assistée des dispositifs de formation ; planification des formateurs dans les modules et ateliers de formation selon leurs domaines d'intervention et leurs disponibilités.
- Edition des plannings de chaque action avec une rupture par module, par atelier ou par semaine.
- Réalisation des plannings graphiques multi-actions hebdomadaires ou mensuels.
- Gestion des formateurs, des domaines d'intervention et de leurs coûts (heure, demi-journée ou journée).
- Génération des contrats (mission ou sous-traitance) en relation avec la planification des actions de formation.
- Réalisation des agendas formateurs disponibles en consultation sur internet en temps réel.
- Réalisation des plannings graphiques hebdomadaires multi-formateurs avec de nombreuses possibilités de regroupement selon une thématique appropriée.
- Suivi des temps de travail formateurs et salariés : réalisation de fiches temps individuelles avec une ventilation des heures par code analytique en AF, PR, AC, absences,congés, RTT, ou autres indisponibilités, ...
La gestion des stagiaires et des parcours de formation :
- Gestion des stagiaires et de leurs inscriptions dans les actions de formation : identité, statut, rémunération, identifiant Pôle Emploi, niveau scolaire, CSP, prescripteurs, ...
- Modularisation facile des parcours stagiaires avec une gestion des présences par défaut.
- Individualisation totale ou partielle des parcours stagiaires avec l'ouverture d'une offre de formation en ateliers mono ou multi-matières. Elaboration des parcours stagiaires avec prescriptions d'heures par matière et suivi individuel des heures réalisées.
- Saisie des absences facturables et non facturables en liaison avec les différents financements et cofinancements liés à un parcours stagiaire.
- Gestion des sorties prématurées négatives et positives avec plusieurs possibilités financières (totalité du parcours, parcours moyen, nombre exact d'heures, ...).
- Gestion des périodes en entreprises et des entreprises d'accueil avec génération des conventions d'accueil et suivi des visites formateurs.
- Impression de tous les documents de suivi de la formation (majoritairement modèles Word personnalisables par les utilisateurs) : convocations, attestations d'inscription, de présence, feuilles d'émargements groupes ou individuelles, par financeur, par atelier.
- Suivis post formation demandés par les financeurs sur plusieurs périodes paramétrables.
- Réalisation des questionnaires de satisfaction post formation entièrement paramétrables par l'organisme : définition de scénarios, des critères de suivi, de leur importance et des barêmes d'évaluation.
- Saisie par les stagiaires des questionnaires de satisfaction, accessibles dans le portail internet SC-Form.net.
- Consultation des actions, des parcours de formation et des agendas stagiaires à partir du portail SC-Form.net.
La gestion financière des formations :
- Gestion des financeurs et des conventions avec plusieurs possibilités de tarification : les heures stagiaires en centre et en entreprise, les forfaits stagiaires, les forfaits formateurs (heure groupe, demi journée ou journée).
- Définition par convention d'un échéancier de facturation avec une gestion des acomptes au réel ou sur le montant global, déduction des acomptes précédents et facture de solde.
- Génération des factures en liaison avec les conventions et les parcours stagiaires financés et cofinancés. Des passerelles comptables existent avec les grands standards du marché (ACD Groupe, CEGID, CIEL, EBP, Sage, ...).
- Gestion des règlements clients par rapprochement avec les factures non soldées et réalisation des relances sur les retards de paiement (3 niveaux possibles). Des passerelles comptables existent avec les grands standards du marché (ACD Groupe, CEGID, CIEL, EBP, Sage, ...).
Les statistiques de gestion :
- Suivi des conventions publiques : heures consommées (réelles, facturables, absences facturables et non facturables en centre et en entreprise), chiffre d'affaires produit mensuel, cumulé et calcul des écarts.
- Réalisation des "tableaux d'activités Région" de suivi des entrées-sorties et des heures stagiaires (passerelle existante évitant les ressaisies pour les Régions Nord PDC, Basse Normandie et Pays de Loire).
- Récapitulatif des produits : conventions - factures - règlements - écarts.
- Récapitulatif analytique des heures réalisées par dispositif de formation.
- Récapitulatif par action, des produits, des coûts directs et calcul des marges.
- Réalisation d'analyses financières par dispositif de formation ou par convention avec une proratisation des coûts directs des plateformes mutualisées en fonction des heures stagiaires effectives. Intégration des coûts indirects ventilés selon quatre clés de répartition disponibles.
- Calcul des éléments préparatoires au Bilan Pédagogique et Financier.
FONCTIONNALITES COMPLEMENTAIRES AU LOGICIEL SOFIA EDC
Les salles et
les ressources
Planification des salles de formation et des ressources matérielles en tenant compte de leurs disponibilités, soit lors de la planification des actions de formation, soit en intervenant directement sur les plannings.
Plannings mensuels ou hebdomadaires par salle, par ressource ou multi-salles, multi-ressources.
Module métier PRESTATIONS
INDIVIDUELLES POLE EMPLOI
Ce module est parfaitement adapté aux organismes qui réalisent des prestations d'accompagnement pour les demandeurs d'emploi (TVE, STR, ATE, ECCP, CPP, CAP,OPCRE, DIP, ESPR VOCA, OE).
Module métier
FORMATION CONTINUE
Ce module est parfaitement adapté aux organismes qui proposent à leurs clients, des actions de formation continue à destination de salariés d'entreprises ou d'établissements publics.
Nos clients témoignent (cliquez sur un témoignage pour plus de détails)
POINFOR
Situation : Langres, Chaumont et Saint Dizier - CHAMPAGNE-ARDENNE
Direction : Monsieur Claude GEOFFROY
Témoignant : Madame Christelle HERARD - Responsable Administrative et Financière
Nombre de sites : 3
Tél. : 03.25.87.02.51
En quelques mots, pouvez-vous nous présenter votre organisme de formation ?
POINFOR est un Centre de formation professionnelle pour adultes créé en 1996.
Notre organisme emploie une trentaine de formateurs et 6 administratifs.
Nous intervenons sur différents domaines :
formations qualifiantes (taille de pierre, magasinier cariste, ELS,
formation bâtiment, chantier d’insertion)
émergences et confirmation de projet, accès à l’emploi
prestations individuelles (BC, BCA, MVE TH, ASI …)
lutte contre l’illettrisme
dispositif APP
formation en entreprise (gestion du stress, accompagnement des salariés de l’ADAPAH, formation informatique ….
En 2007, nous avons accueilli 3200 personnes pour un volume de 140 000 heures stagiaires.
Quelle solution SC-Form utilisez vous et depuis combien de temps ?
Nous utilisons depuis le 1er janvier 2005, la solution SOFIA-APP.
Comment nous avez-vous connu et quelles ont été les principales raisons qui vous ont fait choisir une solution SC-Form ?
Nous avons connu Soft Concept par le biais d’une invitation à la présentation de leur outil.
J’ai tout de suite été séduite par cet outil pour 2 raisons :
1 - sa facilité d’utilisation
2 - il répondait exactement à notre mode de fonctionnement : prestation collective homogène, entrées / sorties permanentes, prestations individuelles, APP, suivi des parcours, suivi des conventions, facturation …chiffre d’affaires mensuel, bilan pédagogique et financier ; tout ce qui peut séduire la personne responsable des finances.
Quelles ont été les principales difficultés rencontrées à l’issue de la mise en place et comment les avez-vous surmontées ?
Nous avons rencontré très peu de difficultés.
La plus importante, liée au TSE et non pas au logiciel : difficulté pour les sites qui sont en TSE d’imprimer tous les documents issus du logiciel (problème réglé à ce jour).
Quels sont les profils des utilisateurs SC-Form ?
Tout le personnel utilise le logiciel :
-les formateurs pour planifier les RDV individuels, et consulter toutes les autres fonctionnalités du logiciel
-les secrétaires : toutes les fonctionnalités sauf le calcul du CA mensuel
-la RAF : toutes les fonctionnalités
Que vous apporte SC-Form au quotidien ?
SC-Form est pour nous la solution qui nous permet de travailler de manière très professionnelle et d’avoir un regard sur toute l’activité du centre en temps réel.
En un mot, tout le personnel est d’avis que nous ne pourrions plus travailler sans SC‑Form.
(Si infogerance uniquement) Depuis quelques mois, vous utilisez une solution infogéré par Soft Concept. Quelles ont été les raisons qui vous ont amené à choisir cette solution technique et que vous apporte-t-elle ?
Qu’attendez-vous de Soft Concept à l’avenir ?
Nous attendons que Soft Concept continue leurs démarches d’amélioration même si nous savons déjà qu’ils vont faire une petite pause en 2009.
En conclusion, quel constat tirez-vous de notre collaboration ?
Nous avons à notre disposition :
1 - un outil performant, sans lequel nous ne pourrions plus envisager de travailler
2 - une assistance technique formidable
en un mot, merci.
CLPS
Situation : LE RHEU - BRETAGNE
Direction : Monsieur Eric BOYER
Témoignant : Madame Corinne ALBOUY - Responsable administrative et financière
Nombre de sites : 12
Tél. :
En quelques mots, pouvez-vous nous présenter votre organisme de formation ?
Depuis 25 ans, le CLPS contribue à l’accès et au maintien dans l’emploi par la formation professionnelle.
Les publics :
Aujourd’hui, 1er organisme de formation privé en Bretagne, le CLPS forme et accompagne :
les demandeurs d’emploi dans le cadre des politiques publiques
les salariés, dans le cadre de la formation continue
les jeunes et adultes en formation en alternance.
Un ancrage dans les réalités territoriales, économiques et sociales.
Nos 20 implantations sur l’ensemble de la Bretagne, répondent aux besoins de formation des habitants et des entreprises, propres à chaque bassin d’emploi.
La qualité au cœur de nos préoccupations.
Engagé dans une démarche de progrès, le CLPS est qualifié OPQF, le label du professionnalisme en formation. Nos processus pédagogiques sont élaborés et stabilisés par nos équipes de formateurs et notre service Recherche et Développement.
Quelle solution SC-Form utilisez vous et depuis combien de temps ?
Nous utilisons SOFIA-APP depuis 2000.
Comment nous avez-vous connu et quelles ont été les principales raisons qui vous ont fait choisir une solution SC-Form ?
Nous avons connu SC-Form en 2000 par l’intermédiaire d’un autre organisme de formation.
Nous l’avons choisi parce qu’il était le seul logiciel du marché qui permettait, en plus de la gestion des plannings actions, le suivi des temps des salariés. A ce moment-là, le suivi des stagiaires et des conventions n’était pas encore développé.
Quelles ont été les principales difficultés rencontrées à l’issue de la mise en place et comment les avez-vous surmontées ?
La principale difficulté a été la réticence au changement : les responsables de formation étaient habitués à établir leurs plannings à la main et la saisie sur SC-Form leur apparaissait comme une perte de temps. Le changement leur a cependant été imposé par la direction.
Le logiciel était très récent lorsque nous l’avons acheté, certaines fonctions n’étaient pas pratiques. De nouveaux modes de saisie sont apparus, de nouvelles fonctions aussi et tous les utilisateurs ont fini par reconnaître l’intérêt de SC-Form.
Quels sont les profils des utilisateurs SC-Form ?
Responsables de formation, secrétaires, comptable, contrôleurs de gestion, …
Que vous apporte SC-Form au quotidien ?
Fiabilité, rapidité : tous les établissements disposent d’informations à jour en permanence. SC-Form, grâce à ses nouvelles versions, nous permet de répondre aux demandes de nos financeurs ainsi qu’à nos besoins internes.
(Si infogerance uniquement) Depuis quelques mois, vous utilisez une solution infogéré par Soft Concept. Quelles ont été les raisons qui vous ont amené à choisir cette solution technique et que vous apporte-t-elle ?
Qu’attendez-vous de Soft Concept à l’avenir ?
Comme jusqu’à présent, un dialogue constructif et des mises à jour régulières de SC-Form qui permettront de suivre l’évolution de nos besoins tant internes qu’externes.
En conclusion, quel constat tirez-vous de notre collaboration ?
Pourvu qu’elle dure…
ADREP
Situation : Aix, Marseille, Salon, Martigues, Pertuis, Manosque... - Provence – Alpes – Côte d’Azur
Direction : Michel FAURE
Témoignant : Michel FAURE et ses collaborateurs -
Nombre de sites : 12
Tél. : 02.42.95.10.90
En quelques mots, pouvez-vous nous présenter votre organisme de formation ?
Nous intervenons très majoritairement sur des actions « marché public » pour des D.E.
Trois grands secteurs :
(1) acquisition des savoirs de base et intégration sociale
(2) qualification par des diplômes et titres homologués (secrétariat, comptabilité, vente, sanitaire et social, services à la personne, animation sportive et touristique, logistique, sécurité ….)
(3) accompagnement à l’emploi et mobilité professionnelle.
Quelle solution SC-Form utilisez vous et depuis combien de temps ?
Désolé, vous devez le savoir mieux que moi, je n’ai pas le dossier auprès de moi (Solution SC-Form SOFIA installée le 4 février 2004…. Avec plaisir Monsieur Faure…)
Comment nous avez-vous connu et quelles ont été les principales raisons qui vous ont fait choisir une solution SC-Form ?
Par tâtonnement auprès de différents éditeurs. Nous avons choisi la solution SC-Form car elle était bâtie sur le même principe que le développement que nous avions fait réaliser pour le groupe Adrep.
Quelles ont été les principales difficultés rencontrées à l’issue de la mise en place et comment les avez-vous surmontées ?
Les principales difficultés que nous avons rencontrées au début étaient majoritairement liées au fonctionnement de nos équipes : d’un côté la réticence liée au changement de pratiques et la crainte d’être « fliqué », d’autre part le surcroît de travail lié à l’appropriation d’une nouvelle solution logicielle et de rationaliser nos procédures administratives et gestionnaires.
Il faut y croire, être patient et obstiné mais surtout associer les utilisateurs à une démarche « qualité » concernant la fiabilité des informations saisies.
Avec le temps on perçoit mieux les avantages d’une solution unique.
Quels sont les profils des utilisateurs SC-Form ?
Service RH
Directeurs d’unité
Personnel administratif
Pas encore suffisamment les formateurs.
Que vous apporte SC-Form au quotidien ?
Gain de temps et fiabilité des informations, très efficace pour une gestion centralisée multi-sites
(Si infogerance uniquement) Depuis quelques mois, vous utilisez une solution infogéré par Soft Concept. Quelles ont été les raisons qui vous ont amené à choisir cette solution technique et que vous apporte-t-elle ?
La tranquillité et la sécurité de nos données (nous avions été plusieurs fois cambriolés avec vol du serveur).
Le coût de la maintenance, même en interne, était important et le résultat pas toujours satisfaisant.
La consultation à distance est un plus. Le portail formateur aussi.
Qu’attendez-vous de Soft Concept à l’avenir ?
Qu’on réussisse à négocier une passerelle avec nos financeurs pour éviter les doubles (triples) saisies.
De nouveaux services, pardi !!!!!
En conclusion, quel constat tirez-vous de notre collaboration ?
Si on le veut ou si on en a besoin une véritable collaboration est possible. Je pense qu’on n’utilise pas assez cette possibilité, par manque de temps ? Parce que ce n’est pas habituel ?
SC-Form Concept
7, Rue de Vercly
BP 75132
57074 METZ CEDEX 3
Tél. : 03.87.35.57.59
Fax : 03.87.35.57.50
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