GALIA
Logiciel de gestion de centres de formation continue, diplômantes et qualifiantes en alternance ou initiale
Gestion commerciale
Gestion pédagogique et planification
Gestion administrative
Gestion financière et statistiques
Portail pédagogique
Formation Continue
Le logiciel
Le logiciel GALIA est parfaitement adapté aux organismes et centres de formation proposant des formations diplômantes ou qualifiantes, en initial ou alternance (gestion des contrats d’apprentissage et des contrats de professionnalisation). Il permet aussi de gérer des sessions de formation continue. GALIA est un logiciel de gestion de centres de formation allant de la planification des formations jusqu’au calcul du Bilan Pédagogique et Financier. Il fédère l’ensemble des collaborateurs autour d’un même logiciel, grâce à ses fonctionnalités qui couvrent l’intégralité des besoins de gestion du centre.
GALIA intègre de base et sans surcoût un portail pédagogique en accès illimités pour vos intervenants, vos élèves et leurs tuteurs ou maîtres d’apprentissage. Il permet entre autre de visualiser les agendas, les parcours, de saisir les déroulés pédagogiques, le livret d’apprentissage, les notes, le travail à faire…
Fonctionnalités
La gestion commerciale
- Gestion de l’activité commerciale, des relances candidats et entreprises
- Réalisation de campagnes de mailings par courrier, e-mail ou sms (par API)
- Récupération possible des candidatures faites à partir de votre site internet par liens ou par API et ouverture automatique d’un dossier de suivi
- Intégration des documents de recrutement dans la GED : CV, diplômes, …
- Profilage des candidats grâce aux champs paramétrables illimités permettant un matching avec les besoins des entreprises
- Suivi de l’évolution du candidat jusqu’à son inscription (prospect, candidat à présenter, en cours de présentation, placé, apprenant)
- Planification des rendez-vous des conseillers de formation sur leurs agendas
- Passage des candidats en élèves ou stagiaires en récupérant les informations saisies
- Statistiques de prévisions commerciales (portefeuille d’affaires) intégrant des probabilités de réussite
La planification des formations et la gestion des intervenants
- Gestion des intervenants, de leurs aptitudes et génération des contrats (missions ou sous-traitance) en relation avec la planification des formations
- Gestion de leurs documents dans la GED : CV, diplômes, habilitations et autres documents divers
- Ouverture des formations diplômantes ou qualifiantes composées de modules (ou matières)
- Ouverture de troncs communs permettant de regrouper des modules (ou matières) généraux ou techniques à plusieurs groupes
- Ouverture et gestion d’Ateliers de formation permettant une individualisation des parcours élèves ou stagiaires
- Planification possible sur trois niveaux
- Macro planification rapide permettant l’édition du planning de l’alternance pour l’OPCO
- Planification multi formations graphique, avec réalisation de semaines de référence et possibilité de duplication
- Création d’un déroulé pédagogique prévisionnel et réel avec possibilité de donner du travail à faire aux stagiaires à partir du portail pédagogique
- Planification des intervenants en fonction de leurs disponibilités et de leurs aptitudes
- Réalisation des emplois du temps intervenants, consultation possible des plannings et emplois du temps sur Internet en temps réel
- Réservation des salles et du matériel ; réalisation des plannings associés
- Planification possible des salles virtuelles (Teams, Zoom, Meets, …)
- Suivi des temps de travail intervenants et salariés ; réalisation de fiches temps individuelles
La gestion administrative des élèves/stagiaires/apprentis
- Récupération automatique des informations d’un candidat dans la base stagiaires et ouverture automatique des parcours de formation, issus de la planification des modules
- Gestion des élèves/stagiaires et de leurs inscriptions dans les parcours de formation. Gestion des parcours élèves et stagiaires en présence par défaut
- Personnalisation totale des parcours
- Modularisation facile des parcours élèves/stagiaires (redoublant, entrée tardive,…)
- Saisie des absences facturables et non facturables selon les différents financements et cofinancements liés à un parcours élève ou stagiaire
- Génération de tous les documents de suivi de la formation et stockage dans la GED
- Gestion et suivi des heures de rattrapage
- Gestion facilitée des changements de statut des élèves ou stagiaires (alternant – initial)
- Pour les formations initiales, gestion des périodes en entreprises et des entreprises d’accueil avec génération des conventions et suivi des visites intervenants
- Consultation sur le portail des parcours de formation par les élèves/stagiaires et leurs tuteurs/maîtres de stage
- Gestion des notes, des coefficients, des livrets d’apprentissage, des bulletins, des crédits ECTS et du conseil de classe
- Saisie du SIFA pour chaque inscrit
- CERFA pré-rempli pour vos alternants. Envoyez les à vos OPCO à partir de notre GED (Via API Cfadock)
La gestion financière des formations
- Gestion des financeurs, des payeurs (FAF, OPCO,…) et des clients
- Gestion de tous les financements et co-financements
- Gestion des conventions, suivi des heures consommées et du chiffre d’affaires produit
- Gestion des financements à l’heure stagiaire ou aux coûts/contrats avec les OPCO
- Intégration du référentiel NPEC de France Compétences et gestion automatisée des échéances apprentissage (y compris pour les ruptures)
- Définition par financement d’un échéancier de facturation (récupération automatique pour les apprentis via API Cfadock)
- Génération des factures en liaison avec les conventions et les parcours élèves/stagiaires (envoi automatique aux OPCO via API Cfadock).
- Des passerelles comptables existent avec les grands standards du marché
- Gestion des règlements par rapprochement avec les factures non soldées et réalisation des relances sur les retards de paiement (3 niveaux possibles)
Les statistiques de gestion
- Statistiques de prévisions commerciales
- Récapitulatif analytique des heures réalisées par formation et par intervenant
- Statistiques de chiffre d’affaires produit mensuel, annuel ou cumulé depuis le début de chaque convention
- Récapitulatif par formation, des produits, des coûts directs et calcul des marges
- Suivi des conventions : heures consommées
- Calcul d’une analyse financière par formation, par groupe, par pôle analytique ou sur toute l’activité
- Calcul de l’enquête SIFA
- Pré-calcul du tableau Karoussel
- Calcul du Bilan Pédagogique et Financier
Le portail pédagogique
- Accès intervenants :
- Consultation des plannings et agendas (synchronisables vers Google Agenda, Outlook, …)
- Saisie de leurs indisponibilités
- Possibilité de faire l’appel des élèves/stagiaires
- Mise en place du déroulé pédagogique prévisionnel et réel
- Cahier de textes, travail à faire et partage des cours
- Création de devoirs coefficientés, saisie des notes, des évaluations et des livrets d’apprentissage
- Saisie des observations et calcul des moyennes pour le bulletin de notes
- Consultation des messages des coordinateurs et des documents dans la GED
- Accès candidats, élèves ou stagiaires ou apprentis :
- Demande de renseignements et candidatures
- Consultation des plannings élèves/stagiaires, de leurs agendas et cahier de texte
- Saisie et consultation de leur livret d’apprentissage
- Consultation de leurs notes, remarques et évaluations
- Consultation de sa GED (attestations, bulletins, avis d’absences, …)
- Accès tuteurs/maîtres d’apprentissage et entreprises :
- Consultation du parcours, des absences, des notes et des évaluations de leur salarié ou apprenti
- Saisie et consultation du livret d’apprentissage de l’apprenti
La Formation Continue
- Logiciel de gestion de centres de formation continue
- Gestion d’un catalogue de formation
- Gestion de l’activité commerciale, des relances et réalisation de devis de formation en intra ou inter entreprises
- Planification multisessions graphique des formations en inter et intra entreprises
- Gestion des inscriptions, des évaluations et des documents stagiaires stockés dans la GED (convocations, émargements, attestations,…)
- Gestion financière : conventions, factures, réglements, chiffre d’affaires, coûts et marges
- Réalisation des questionnaires de satisfaction post formation stagiaires
Le logiciel de gestion de centres de formation GALIA est hébergé sur nos propres serveurs en Data Center. Vous bénéficiez ainsi de tous les avantages liés à l’externalisation (accès délocalisés, portail internet en temps réel, …) et à l’infogérance (gestion quotidienne de la base de données, sauvegardes, installation des mises à jour, …).
Performance
Un logiciel à la fois performant, souple et intuitif où l’utilisateur reste toujours maître
Sécurité
Une gestion sécurisée évitant les erreurs de doublons et les ressaisies d’informations
Aide
Une réelle aide au quotidien.
Elle deviendra très vite indispensable
FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES
MODULE MÉTIER INSERTION
Ce module complète les fonctionnalités de GALIA pour la gestion des actions de formation dans les domaines de l’insertion, l’orientation et l’accompagnement des demandeurs d’emploi sur des financements institutionnels : Région, Etat, Europe…
MODULE MÉTIER PRESTATIONS PÔLE EMPLOI
Ce module complète les fonctionnalités de GALIA pour les organismes qui réalisent des prestations d’accompagnement pour des demandeurs d’emploi (Activ’Emploi, Activ’Projet, Mobilisation Vers l’Emploi, OPCRE …).