SOFIA

Gestion de centre de formation de demandeurs d’emploi en insertion professionnelle bénéficiant de financements publics

planification1

Planification et gestion des temps de travail

administratif

Gestion administrative des parcours stagiaires

statistique-finance1

Gestion financière et statistiques

pedagogique

Portail Internet

Le logiciel

Le logiciel SOFIA est parfaitement adaptée aux organismes de formation proposant des actions de formation dans les domaines de l’insertion, l’orientation et la formation de demandeurs d’emploi et de publics en difficultés. SOFIA est un logiciel de gestion complet d’un centre de formation allant de la planification des actions de formation jusqu’au calcul du Bilan Pédagogique et Financier. Il fédère l’ensemble des collaborateurs autour d’un même logiciel grâce à ses fonctionnalités qui couvrent l’intégralité des besoins de gestion du centre : planification, gestion administrative, financière et statistiques.

SOFIA intègre de base et sans surcoût un portail Internet en accès illimités pour vos intervenants, vos stagiaires et leurs tuteurs en entreprise. Il permet entre autre, de visualiser les agendas, les parcours, de saisir les déroulés pédagogiques, les visites en entreprise,…

Fonctionnalités

La planification des actions de formation et la gestion des formateurs

  • Gestion des intervenants, de leurs aptitudes et de leurs coûts
  • Gestion de leurs documents dans la GED
  • Ouverture et planification d’actions de formation à entrées homogènes ou cadencées
  • Ouverture et planification de dispositifs de formation à entrées/sorties permanentes
  • Modularisation aisée des parcours stagiaires
  • Ouverture et planification des ateliers d’individualisation en entrées/sorties permanentes regroupant des stagiaires en parcours partiellement ou totalement individualisés
  • Planification possible sur trois niveaux :
    • Macro planification rapide permettant de visualiser les heures prévisionnelles en centre et en entreprise
    • Planification multi formations graphique, avec réalisation de semaine de référence et possibilité de duplication
    • Création d’un déroulé pédagogique prévisionnel et réel avec possibilité de donner du travail à faire aux stagiaires à partir du portail internet
  • Planification des intervenants en fonction de leurs disponibilités et de leurs aptitudes
  • Réalisation des agendas intervenants disponibles en consultation sur le portail internet en temps réel
  • Réservation des salles et du matériel ; réalisation des plannings associés
  • Planification possible des salles virtuelles (Teams, Zoom, Meets, …)
  • Suivi des temps de travail intervenants et salariés ; réalisation de fiches temps individuelles

La gestion des stagiaires et des parcours de formation

  • Gestion des stagiaires et de leurs inscriptions dans les parcours de formation
  • Gestion des parcours stagiaires en présence par défaut
  • Personnalisation totale des parcours
  • Modularisation facile des parcours stagiaires
  • Individualisation totale ou partielle des parcours stagiaires avec l’ouverture d’une offre de formation en ateliers mono ou multi matières
  • Elaboration des parcours stagiaires avec prescriptions d’heures par matière et suivi individuel des heures réalisées
  • Génération de tous les documents de suivi de la formation et stockage dans la GED
  • Saisie des absences facturables et non facturables selon les différents financements
  • Gestion des sorties prématurées négatives et positives
  • Gestion des périodes en entreprises et entreprises d’accueil avec génération des conventions et suivi des visites
  • Suivis post-formation
  • Consultation sur Internet des parcours de formation et des documents stockés dans la GED
  • Saisie du SIFA
  • CERFA pré-rempli pour les alternants. Envoyez les aux OPCO à partir de notre GED (Via API Cfadock)

La gestion financière des formations

  • Gestion des financeurs institutionnels, des payeurs (OPCO, Caisse des Dépôts, …) et des clients
  • Gestion des conventions avec plusieurs possibilités de tarification : heures stagiaires, forfait stagiaires, forfait formateurs, montant global
  • Gestion des conventions avec plusieurs modalités de facturation : FAF présentiel/distanciel, en fonction de la période, du module, du nombre d’inscrits, …
  • Gestion de tous les financements et co-financements
  • Définition par financement d’un échéancier de facturation avec la gestion des acomptes au réel ou sur le montant global, déduction des acomptes précédents et facture de solde
  • Définition par financement d’un échéancier de facturation (récupération automatique pour les apprentis via API Cfadock)
  • Génération automatique des factures en liaison avec les conventions et les parcours stagiaires financés et co-financés
  • Envoi automatique des factures dans CHORUS et aux OPCO
  • Utilisation de passerelles comptables disponibles vers les logiciels standards du marché
  • Gestion des règlements et réalisation des relances sur les retards de paiement

Les statistiques de gestion

  • Suivi des conventions publiques : heures consommées, chiffres d’affaires produits mensuels, cumulés et calcul des écarts
  • Réalisation des “tableaux d’activités Région” de suivi des entrées-sorties et des heures stagiaires
  • Récapitulatif des produits : conventions – factures – règlements – écarts
  • Récapitulatif analytique des heures réalisées par dispositif de formation
  • Récapitulatif par action des produits, des coûts directs et calcul des marges
  • Réalisation d’analyses financières par dispositif de formation ou par convention
  • Réalisation des statistiques ApAPP (ex IOTA)
  • Calcul de l’enquête SIFA
  • Pré-calcul du tableau KAROUSSEL
  • Calcul du Bilan Pédagogique et Financier

 

Nous avons développé des passerelles évitant les ressaisies dans les intranets des Régions suivantes :

Hauts de France (Argos), Normandie (Safir), Pays de la Loire (ForPro SEM), Occitanie (Sigma), Grand Est (Athena2), Bourgogne Franche-Comté (Athena2 uniquement stagiaires) et Ile de France (Safir uniquement stagiaires)

Le portail internet

  • Accès formateurs :
    • Consultation de leurs plannings et agendas (envoi possible vers Google Agenda, Outlook, …)
    • Consultation des informations de leurs stagiaires
    • Saisie de leurs indisponibilités (pour les extérieurs uniquement)
    • Saisie de déroulés pédagogiques prévisionnels ou réels
    • Saisie de rendez-vous et visites en entreprise
    • Possibilité de faire l’appel des stagiaires
    • Consultation des messages des coordinateurs et des documents dans la GED
  • Accès stagiaires :
    • Saisie des questionnaires de satisfaction
    • Consultation de leur planning et agenda
    • Consultation de leur parcours (présences et absences)
    • Consultation du déroulé pédagogique de l’action
    • Consultation de sa GED (attestation, convocations, …)
  • Accès tuteurs :
    • Consultation des plannings et agendas de leurs stagiaires
    • Consultation des parcours et absences de leurs stagiaires

Le logiciel SOFIA est hébergé sur nos propres serveurs en Data Center. Vous bénéficiez ainsi de tous les avantages liés à l’externalisation (accès délocalisés, portail internet en temps réel, …) et à l’infogérance (gestion quotidienne de la base de données, sauvegardes, installation des mises à jour, …).

Performance

 

Un logiciel à la fois performant, souple et intuitif où l’utilisateur reste toujours maître

Sécurité

 

Une gestion sécurisée évitant les erreurs de doublons et les ressaisies d’informations

Aide

 

Une réelle aide au quotidien.

Elle deviendra très vite indispensable

FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES

MODULE MÉTIER FORMATION CONTINUE

Ce module complète les fonctionnalités de SOFIA pour les organismes proposant à leurs clients, des sessions de formation continue à destination de salariés d’entreprises ou d’établissements publics.

MODULE MÉTIER PRESTATIONS PÔLE EMPLOI

Ce module complète les fonctionnalités de SOFIA pour les organismes qui réalisent des prestations d’accompagnement et de formation des demandeurs d’emploi (Activ’Emploi, Activ’Projet, Mobilisation Vers l’Emploi, OPCRE, …).