GESSICA
Gestion des sessions de Formation Continue
Prospection commerciale
Planification des sessions de Formation Continue
Gestion administrative
Gestion financière et statistiques
Le logiciel
Le logiciel GESSICA est parfaitement adapté aux organismes de formation proposant des sessions de formation continue, généralement courtes en intra et inter entreprises. Il permet aussi de gérer des contrats de professionnalisation qualifiants. GESSICA est un logiciel de gestion complet d’un centre de formation continue allant de la planification des sessions de formation jusqu’au calcul du Bilan Pédagogique et Financier. Il fédère l’ensemble des collaborateurs autour d’un même logiciel grâce à ses fonctionnalités qui couvrent l’intégralité des besoins de gestion du centre : gestion commerciale, planification, gestion administrative, financière et statistiques.
GESSICA intègre de base et sans surcoût un portail Internet en accès illimités pour vos intervenants, vos clients et vos stagiaires. Il permet entre autre, de faire de la pré-inscription en ligne aux sessions inter-entreprises, de visualiser les agendas, de saisir des indisponibilités intervenants,…
Fonctionnalités
La prospection commerciale
- Gestion de prospects entreprises ou individuels (particuliers, candidats,…)
- Stockage automatique dans la GED des documents liés aux prospects
- Réalisation de campagnes commerciales ciblées en vue de mailings, emailing, phoning, …
- Gestion de l’activité commerciale, ouverture et suivi des projets commerciaux et relances prospects
- Réalisation de devis de formation catalogues ou spécifiques
- Définition des tarifs publics par clients/adhérents ou avec remises automatiques
- Suivi de la marge sur les devis spécifiques
- Gestion des rendez-vous et des agendas des commerciaux
- Statistiques de prévisions commerciales
La planification des sessions de formation continue et des intervenants
- Gestion des intervenants, de leurs aptitudes, de leurs coûts, de leurs contrats (mission ou sous-traitance) en lien avec la planification des sessions de formation
- Gestion de leurs documents dans la GED
- Planification graphique assistée, multisessions de formation ; planification des intervenants en fonction de leurs aptitudes et leurs disponibilités
- Réalisation des plannings par session, multisessions, multi intervenants
- Réalisation des plannings groupes, des agendas intervenants et consultation possible sur Internet en temps réel avec saisie des indisponibilités
- Saisie des objectifs de formation à évaluer par l’intervenant
- Réservation de salles, de matériels et réalisation des plannings associés
- Suivi des temps de travail intervenants
La gestion administrative des stagiaires
- Pré-inscription en ligne des stagiaires dans des sessions inter à partir du portail Internet et mise à jour des données après validation de l’organisme
- Gestion des stagiaires et de leurs inscriptions dans des stages réalisés soit en intra, soit en inter-entreprises
- Génération de tous les documents de suivi de formation et stockage dans la GED
- Évaluation des stagiaires par module de formation selon vos critères, saisie par l’intervenant à partir du portail Internet
- Mise en place des questionnaires de satisfaction post-formation pour les stagiaires. Saisie possible à partir du portail internet
- Gestion des livrets d’apprentissage pour les financements en contrat d’apprentissage
La gestion financière
- Gestion des clients, des payeurs (OPCA, FAF, …) et des financeurs
- Gestion de tous les financements et co-financements
- Génération des conventions de formation
- Définition par convention d’un échéancier de facturation et d’alertes administratives
- Suivi du chiffre d’affaires produit
- Génération des factures en liaison avec les conventions et la réalisation effective des sessions.
- Passerelles comptables disponibles vers certains logiciels standards
- Gestion des règlements et réalisation des relances sur les retards de paiement
Les statistiques de gestion
- Statistiques de prévisions commerciales (porte feuille d’affaires)
- Statistiques de chiffres d’affaires produit mensuel, annuel ou cumulé depuis le début de chaque convention
- Récapitulatif par session, des produits, des coûts directs et calcul des marges
- Calcul d’une analyse financière par session, par groupe, par pôle analytique ou sur toute l’activité
- Récapitulatif analytique des heures réalisées par intervenant et par session de formation
- Calcul du Bilan Pédagogique et Financier
Le portail internet
- Accès intervenants :
- Consultation des plannings et agendas (envoi possible vers Google Agenda, Outlook, …)
- Saisie de leurs indisponibilités
- Consultation de la liste des stagiaires
- Saisie des absences
- Saisie des évaluations stagiaires
- Consultation et téléchargement des documents dans la GED
- Accès stagiaires :
- Consultation de leur planning et de leurs évaluations
- Saisie d’un questionnaire de satisfaction post formation
- Consultation et téléchargement des documents dans la GED
- Accès entreprises :
- Pré-inscription en ligne de salariés aux sessions inter-entreprises
- Consultation de l’historique des sessions confiées, des parcours stagiaires et des évaluations des salariés
Le logiciel GESSICA est hébergé sur nos propres serveurs en Data Center. Vous bénéficiez ainsi de tous les avantages liés à l’externalisation (accès délocalisés, portail internet en temps réel, …) et à l’infogérance (gestion quotidienne de la base de données, sauvegardes, installation des mises à jour, …).
Performance
Un logiciel à la fois performant, souple et intuitif où l’utilisateur reste toujours maître
Sécurité
Une gestion sécurisée évitant les erreurs de doublons et la ressaisie d’informations
Aide
Une réelle aide au quotidien.
Elle deviendra très vite indispensable
FONCTIONNALITÉS COMPLÉMENTAIRES
MODULE MÉTIER INSERTION
Ce module complète les fonctionnalités de GESSICA pour la gestion des actions de formation dans les domaines de l’insertion, l’orientation et l’accompagnement des demandeurs d’emploi sur des financements institutionnels : Région, Etat, Europe…
MODULE MÉTIER PRESTATIONS PÔLE EMPLOI
Ce module complète les fonctionnalités de GESSICA pour les organismes qui réalisent des prestations d’accompagnement pour des demandeurs d’emploi (Activ’Emploi, Activ’Projet, Mobilisation Vers l’Emploi, OPCRE, …).