Réforme du financement de l’apprentissage du 1er juillet 2025

Réforme du financement de l’apprentissage pour les CFA

Le 1^er juillet 2025 nos équipes mettrons à jour les logiciels SC-Form GALIA, SOFIA et GESSICA avec les dernières modifications liées à la réforme de financement de l’apprentissage 👍

🙏 Nous remercions les DSI des OPCO ainsi que nos clients qui nous ont permis de décrypter la réforme de l’apprentissage de juillet 2025 suite à la publication du projet de décret paru le 30/04/2025 (Décret publié le 27/06/2025). Cela nous a permis de développer toutes les modifications présentées ci-dessous et de les installer pour tous les logiciels en version 19 en temps et en heure.

Tous les logiciels de gestion seront MAJ le 30/06/2025 au soir suite à la réforme du financement de l’apprentissage😃

Cette réforme du financement de l’apprentissage de juillet 2025 ajoute 5 points majeurs :

• La modification du calcul du Niveau de Prise en Charge (NPEC) avec une proratisation journalière et non plus mensuelle du coût annuel,
• L’ajout d’une participation obligatoire pour les employeurs pour les diplômes de niveau 6, 7 et 8,
• La minoration du NPEC pour les formations de plus de 80% en distancielles,
• La modification de l’échéancier de 40-30-30 vers 40-30-20-10 pour les contrats d’un an et plus,
• Le décalage de la 1ère échéance pour les nouveaux CFA.

👍 Suite à cette réforme du financement de l’apprentissage de juillet, nous invitons vivement nos clients (n’utilisant pas l’API Convergence) à envoyer vos contrats et factures par API aux OPCO afin d’accélérer le processus d’engagement et d’éviter les erreurs dans les dossiers.

🚨 Certains OPCO ne seront pas prêts dès le 1^er juillet 2025 (ou le seront partiellement).

Les deux cas suivants pourront se produire (que ce soit par le dépôt manuel ou par API du dossier) :

• Soit mise en attente de l’engagement du dossier (notamment pour les niveaux 6, 7 et 8, pour les nouveaux CFA et pour les formations à plus de 80% en distancielle),
• Soit engagement du dossier mais avec un échéancier « à l’ancienne » et recalcul postérieur des nouvelles échéances (les deux premières échéances de 40% et 30% étant identiques avant et après la réforme).

1.  Proratisation journalière

✔️ À partir de la réforme du financement de l’apprentissage du 1er juillet 2025, les organismes financeurs n’appliqueront plus la règle du « tout mois entamé est dû ». Ils calculeront désormais le montant total de la prise en charge à la journée. A noter, que pour les années bissextiles, les OPCOs resteront toujours sur une base de 365 jours.

La prise en charge sera donc supérieure au coût annuel pour les années à 366 jours. Ceci est encore en débat à ce jour, il existe également une possibilité de ne pas tenir compte du 29 février. De plus, les contrats de niveau 5, 6, 7 et 8 ont un niveau maximum de prise en charge annuelle de 12 000€.

2. Participation obligatoire de l’employeur pour les contrats visant un titre à partir du niveau 6

✔️ Si la formation est d’un niveau 6, 7 ou 8, la première échéance sera réduite de 750€ (ou 200€ si c’est après une rupture). Dans ce cas, la 1^ère échéance de 40% ne fera donc plus 40% du NPEC.

Les CFA devront obligatoirement facturer à l’Entreprise ce montant après la période probatoire, soit à partir du 46ème jour.

Lors de la facturation du solde de la convention, le CFA devra impérativement prouver à l’OPCO la facturation de la participation obligatoire à l’entreprise. Il faudra envoyer la facture entreprise en même temps que la facture de solde (ou dans les 4 mois maximum suivant le terme du contrat).

Ceci est valable pour les contrats de plus d’un an comme pour les contrats de moins d’un an.

Lors d’une rupture, il existe plusieurs possibilités en fonction de la date de rupture :

• Si la rupture intervient avant le démarrage de la formation au CFA : les participations entreprise et OPCO seront nulles. Le montant de la convention sera donc de 0€.
• Si la rupture intervient pendant la période probatoire (entre le 1er et le 45ème jour du contrat) : les OPCO effectueront un proratisation journalière du montant de la convention. A noter que dans ce cas, la participation de l’entreprise sera de 50% du nouveau montant pédagogique, dans la limite de 750€.
• Si la rupture intervient après la période probatoire (à partir du 46^ème jour du contrat) : la participation entreprise de 750€ restera acquise au CFA. L’OPCO proratisera le montant pédagogique en fonction du nombre de jours de contrat réalisés.

3. Minoration du NPEC sur les formations à distance de +80%

✔️ Si la durée de formation en distanciel représente plus de 80% ou plus de à la durée totale de la formation, le référentiel minore de 20% le NPEC dans la limite d’un montant minimum de 4000€.

🚨  Tous les OPCO exigeront le nombre d’heures de formation réalisées à distance sur les conventions y compris s’il est nul. Si cette information n’est pas présente, les OPCO refuseront les dossiers.

  Vous devez donc absolument modifier vos modèles de convention soit avec la nouvelle variable SC-Form. Il est également judicieux d’ajouter la durée totale de formation dans vos conventions si ce n’est pas déjà le cas.

4. Echéancier de facturation des contrats d’un an et plus : ajout d’une échéance de 10%

Les contrats de moins d’un an n’ont pas de modification du rythme des échéances (50% le 1^er jour et le solde à la fin).

✔️ Pour les contrats d’un an et plus, actuellement les niveaux de prise en charge sont versés selon un cadencement de trois versements (40 %, 30 % et 30 %). Il est introduit pour chaque année du contrat un solde de 10 % pris sur le troisième versement donc 40%, 30%, 20% et 10% au 1^er jour de l’année n+1.

Pour les contrats d’une durée d’un an et plus, l’échéancier de facturation est maintenant découpé comme suit :

Sur la(les) année(s) intermédiaire(s) : (année 1 sur 2, ou années 1 et 2 sur 3)

• 40% mois 1 (pas de changement),
• 30% mois 7 (pas de changement),
• 20% mois 10 (au lieu de 30%).

Sur la dernière année de contrat,

• 50% (40%+10%) mois 1 N+1, un seul certificat de réalisation est nécessaire pour les deux échéances,
• 30% mois 7 (pas de changement),
• 20% mois 10 (au lieu de 30%),
• 10 % mois 12 (nouvelle échéance, fin du mois 12).

 A ce jour, il existe deux protocoles différents chez les OPCO concernant la facturation de ces deux échéances du 1^er mois de l’année n+1 (solde 10% de l’année 1 et 1^er acompte de 40% de l’année 2).

En effet, les systèmes d’informations étant différents par OPCO les modalités de facturation de ces échéances sont différentes.

• Certains demanderont une facture de 50% avec éventuellement un commentaire indiquant la répartition 10% et 40%,
• D’autres (Constructys et OPCO2i) demanderont une facture mais avec deux lignes de facturation.

A noter que nous n’avons pas d’éléments concernant Uniformation et OPCO Santé.

5. Echéancier nouveau CFA suite à la réforme du financement de l’apprentissage

✔️ Lorsque la déclaration d’activité du CFA a été enregistrée depuis moins de six mois, la facturation est effectuée après réalisation des actions et au plus tard au troisième mois.

En d’autres termes, nous décalerons la facturation de la 1^ère échéance du contrat de 3 mois. Passé ce délai de 6 mois post création du CFA, l’échéancier débutera au 1^er jour du contrat.

Il est donc important de remplir le champ date de création de votre CFA dans les paramètres SC-Form.

Pour toute demande d’informations complémentaires sur nos logiciels, contactez le service commercial au 03.87.35.57.59 😊.